少数机关单位工作人员有“资料控”的倾向，无差别、尽可能地网罗一切其可以接触到的文件资料，虽然其动机一般都是大量占有资料为今后工作、学习参考，但这种超范围收料的行为本身也有可能构成保密违规行为。

收集、使用时需要甄别其性质和来源，原则上非官方媒体正式公布的文件资料不得作为开展相关工作、研究的正式依据，特别是收集、转发一些较为敏感领域的文件资料，客观上可能会导致涉密文件资料的进一步扩散。

文件销毁我们也要注意环保，文件销毁是每天都能看到的，文件产生量是非常大的，以前我们会用火烧的方法用于文件销毁，这样其实有效而且十分的方便，文件销毁工作很重要，但是环保工作也是非常重要的，爱护环境人人有责，纸质文件是由大量纸去造成的，每一张纸都是由木头做的，这样无疑变换的破坏环境，文件销毁如何环保的处理，我们去到专业的销毁机构就解决了.