达珥闻电子

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DARW-达珥闻电子DM-6000系列无纸化会议解决方案

一、项目背景     

近年来，各级领导多次提出建议，政府及其机关单位要加快完善无纸化办会，减少纸质文件，带动我院建设节约型社会。

根据中央“八项规定”精神及有关要求，办公室 印发了《关于进一步加强和改进办文、办会、接待、调研、信息、督查、保密等工作的意见》，就进一步加强和改进办文、办会等工作提出整改意见。针对法院的工作会议安排较密集，会议内容多、文件材料多，造成资源浪费的问题，法院办公室积极推行无纸化办会，提高会议效率，节约资源。

目前，在一些常务性会议中利用笔记本电脑和局域网共享文件的手段减少印刷材料造成的浪费，在一定程度上减低了资源的消耗。但由于笔记本电脑缺乏专门的会议系统支持，且其体积和功能上的缺点导致在使用过程中产生诸多不便，无法得到充分利用。

政府办参考其它省、市、区部门的成功案例，建议使用主流的数码终端与专业的会议管理系统，建立一套高效、便利、健全、节约的无纸化会议系统。

 

二、项目建设目标

通过无纸化会议系统的建设逐渐改变目前以纸质文件为介质的会议文件操作方式，在政府及企业单位内部会议等重要会议及其他工作会议实现包括文件的浏览、批阅、分发、更新等覆盖完整生命周期的会议文件管理，节约纸张的资源开销，以及相关联的印刷、装订、分发等各环节的物质、人力资源、时间等开销；降低会议组织人员的工作难度和工作强度，提高工作效率。

目前，达珥闻(DARW)公司无纸化会议系统有15.6寸单双屏一体机DM-6000A（单屏）及DM-6000C双屏)，另外标配了一款17.3寸单双屏一体机DM-6000B（单屏）及DM-6000D(双屏)，系统配置一套控制服务器DM-6000Z及一台视频解码终端DM-6000V，标配系统管理软件一套DM-6000R，耗材一批.根据项目的数量可自由增加或减少相应的升降一体化屏。

 

三、项目建设内容

1.是会前准备，会议准备提供会议议题审批、会议通知分发、会议议程信息，会议内容及附件材料能够同步到会议系统，提供会议材料上报、材料分议题共享、参会单位报名、自动生成参会人员名单及签到表，实现办文、办会的无缝对接；

2.是会中功能，即是面向参会人员的会中服务包括会议签到、会中查阅会议材料、会中批注功能、会中表决等功能；

3.是会后处理，为会务人员形成会议纪要；

4.是移动会议支撑平台，提供一个统一的、可扩展的移动业务支撑和运行架构，支持用户在各类移动设备和移动网络中开展移动电子阅文相关业务。

 

四、功能需求

(一)  移动会议支撑平台建设要求

本项目中，为满足未来业务的发展，要求采用“平台 应用”和“云 端”技术架构，支持Android移动终端，无纸化是采用BS架构基于java服务器语言和C#实现的，采用BS架构主要优势：

1.远程控制不需要安装程序，只需要网页登录即可

2.远程网页登录后台控制整个会议的进程，达到无人值守功能

3.可以多账户登录

会前准备提供会议议题审批、会议通知分发、会议议程信息，会议内容及附件材料能够同步到会议系统;提供会议材料上报、材料分议题共享、参会单位报名、自动生成参会人员名单及签到表。该功能需要无纸化会议系统与办公自动化系统两个系统平台之间实现技术对接，实现办文、办会无缝对接。

会前准备模块提供包括如下功能：议题库表列表、新建议题、修改议题、删除议题、导出议题呈批表、导出会议通知、发布会议通知、批量上会、生成签到表、生成参加人员名单、交办通知、议题立项、我的会议等功能。

(二)  会中服务功能

通过移动终端为参会人员提供会中服务，移动终端查阅功能以接近纸质文件的浏览方式提供与会人员阅读，同时融入电子化文件的优点，提供文件阅读、表决等功能，符合政府机关会议使用习惯。

1.      移动阅文端系统框架要求

用户登录功能

用户登录身份认证要求与OA系统的用户身份一致；

提供自动登录设置功能。

会议电子文件桌面功能

默认显示最新一次会议的信息。

2.      会议签到功能

参会人员到场登录系统后，要求提供会议签到功能，供参会人员方便确认本次会议签到。

3.      会中表决功能

会议主持人可以通过终端向与会人员发起表决，表决的内容既可以是既定的会议议题，也可以临时插入表决题目。发起表决后，在终端弹出窗框提示，所有与会人员通过终端选择表决选项，后台服务器端自动统计并反馈给会议主持人。

4.      会议文件查阅

查阅

支持PDF/Word/Excel/PPT 等常见文档格式的文稿阅览，支持在线/离线方式阅读，并可以在阅读过程提供个性化操作习惯设定，如自动前翻、后翻，查找，放大、缩小，横竖阅读自动调整等。

     批注

与会人员可以在终端上对会议材料进行批注，批注方式既可以用专用的手写笔模拟手写笔记，也可以插入文本。批注完成后，可上传到后台服务器端储存。

     书签

通过书签保存阅读进度，快速定位书签页。

5.      提供同屏功能

会议终端可以发起同屏邀请，受邀请的终端确认同意后，将会与发起端同步显示内容，可实现会议终端共享屏幕画面；

6.      投影申请功能

会议终端可以对会议室大屏幕申请屏幕投影，可实现会议室大屏幕与任意1台会议终端画面同步。获准接入会议局域网的设备（如笔记本电脑、平板电脑、智能手机）也可以发起投影申请；

7.      用户角色

后台服务器端可以为所有会议终端配置用户角色，如区领导、参会单位、会议管理员等。不同的用户角色在登录方式、使用权限等方面均有不同配置；

8.      呼叫服务

用户可以通过会议终端呼叫工作人员，呼叫服务后，后台服务器能通过短信或者其它方式传达给工作人员。

(三)  会后功能

无纸化会议系统与办公系统对接，实现在会议结束后，会务人员形成会议纪要发给相关人员审批。

1.      会议跟踪列表

发布会议通知后，自动生成会议信息，此会议关联到该会议的所有信息，如：该会议的议题及材料、会议签到、会议纪要，纳入督办等功能；

2.      会后落实情况统计

查询记录和编辑会议落实情况，方便后续跟踪。

3.      会议纪要

形成会议纪要，供大家查阅。